Procédure pour effectuer une mission CNRS


Toute mission (en France ou à l’étranger ; avec ou sans frais) requiert obligatoirement un ordre de mission nominatif (OM) émis préalablement à la mission et avant l’achat des titres de transport.
L’OM mandate un agent au nom d’une institution et établit le fait que le déplacement rentre dans un cadre professionnel. L’agent doit conserver l’OM avec lui tout au long de sa mission. Cela vaut pour les OM avec ou sans frais. Ci-dessous tout ce que vous devez savoir pour bien préparer votre mission.

Merci de déposer le plus tôt possible vos demandes de mission pour permettre à tous les acteurs de valider dans les temps et garantir votre couverture lors de votre départ en mission.
La validation de votre mission dans NOTILUS est nécessaire pour l'émission de l'ordre de mission, qui vous autorise à partir en mission.

Délais à respecter
  • au minimun 10 jours avant la date de départ pour une mission en France,
  • 3 semaines avant la date de départ pour une mission à l’étranger.
Pour une personne extérieure au laboratoire, en particulier non affiliée à un laboratoire français, rajouter 10 jours.
Aucune mission ne sera validée après le jour de départ.


Pour toute question supplémentaire, n’hésitez pas à nous contacter : gestion@oreme.org

AVANT VOTRE DEPART EN MISSION

Vous devez faire votre déclaration de mission dans ETAMINE


Pour accéder à ETAMINE :
Etamine

Déclarer une Nouvelle Mission :
  • Titre : Détailler le motif de votre mission, par exemple "Mission OREME" suivi du nom du SO ou Conseil de l'OREME ou Conférence, etc.
  • Descriptif et Commentaires : Détaillez au maximum votre mission, en précisant le motif, les nécessités de présence, les allers-retours, etc.
  • Documents Justificatifs : Inclure le programme du colloque, séminaire, formation, lettre d'invitation, convocation, annonce réunion, etc. (formats acceptés : pdf et images). Ces documents doivent également être insérés dans NOTILUS, car il n'y a aucun transfert automatique entre ETAMINE et NOTILUS.
Bloc Financement :
  • Financeur : Sélectionnez obligatoirement le CNRS
  • Valideur Budgétaire : Indiquer Alexia VAILLE - UAR3282
Une fois validée par le DU/RA de votre UMR, votre demande de mission bascule dans NOTILUS au statut "à compléter".

Vous devez faire la complétion dans NOTILUS


Accédez à NOTILUS :
Notilus

Compléter la Mission :
  • Vérifiez bien vos dates et horaires.
  • Faites vos réservations de transport et d’hébergement.
  • Ajustez vos frais.
Transmission :
Une fois ces actions complétées, vous devez cliquer sur "transmettre" pour signaler que vos réservations sont faites et doivent être validées ou dès que vous avez fini de compléter votre mission.
Cette action est obligatoire pour que le service gestion prenne en charge votre mission.


Bravo, vous n'avez plus rien à faire !

C'est à partir de cette étape que le service gestion de l'OREME prendra en charge votre demande de mission pour valider et émettre l'Ordre de Mission (OM). Pour vous assurer que tout est en ordre, le statut doit être indiqué comme "validé". Le cas échéant n'hésitez pas à contacter le service gestion.


AU RETOUR DE MISSION

Préparer son état de frais dans NOTILUS

Accédez à NOTILUS :
Notilus
Vous n'avez aucun frais à vous faire rembourser :
Vous devez quand même valider vos temps et faire un mail au gestionnaire pour l'informer que vous n'avez aucun frais à vous faire rembourser.

  • Depuis votre ordre de mission, validez vos temps en déclarant les dates et les horaires du déplacement.
  • La mission passe au statut « Temps validés ».
  • Cliquer sur Emettre pour transmission au gestionnaire.

Vous avez des frais à vous faire rembourser :

  • Depuis votre ordre de mission, validez vos temps en déclarant les dates et les horaires du déplacement.
  • La mission passe au statut « Temps validés ».
  • Créer l'état de frais et saisir ses frais en téléversant les justificatifs scannés.
  • Cliquer sur Emettre pour transmission au gestionnaire.
  • Votre état de frais sera traité à la réception des justificatifs originaux.